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【新入社員、進行に不慣れな方必見！】会議の生産性をあげるアジェンダの作成

by KD-OZ

agenda

「会議が上手くまとまらない・・・」
「決めたい内容項目があるのにも関わらず、話が脱線してしまう」
「何のための会議だったのか分からない・・・」等、
社内問わず社外の打ち合わせにおいても決めたかった事項があるのにも関わらず、結局何も決まらずに会議の時間が終わってしまうといったケースをお聞きします。

特に会議の進行に不慣れな方や、新入社員の方たちはアジェンダを用意するだけでも本日の会議の目的、決めなければいけない事、会議のゴールが明確になり、会議に入っているメンバーの共通意識を持つ事が出来ます。

アジェンダとは？

アジェンダとは会議で論ずる事項（議題）の表、課題項目。といった意味です。
英語表記だと「agenda」と表記致します。
会議を円滑に進めるための大枠のテーマとなります。

会議の目的・議題を明確にする

会議をすることの目的、会議のゴールとは何なのかを共有する事で全員が同じ共通意識で会議に望む事が出来るでしょう。
会議前にアジェンダを共有しておくことで、会議の役割分担として、自分が何を発言するべきなのか、会議も生産的なものになる事でしょう。何も発言をしないメンバーがいると、会議は生産的ではなくなってしまいます。
また、会議が活性化しているように見えて、会議の論点とは外れた意見を出しているメンバーが居たりすると思いますが、そもそもの論点がずれてしまっているのでその会議は何にも意味をなしません。

アジェンダの書き方

アジェンダは以下の項目を記載しておきましょう。

1.会議名

2.開催日時

3.開催場所

4.参加者

5.目的

6.議題内容（予定時間）

7.配布資料

作成例

1.＜アジェンダ＞WEBサイトリニューアルに関するキックオフ

2.　8月11日（水）11：00～12：00

3.オンラインMTG

4.鈴木、佐藤、中村、松本、今井、工藤

5.目的　サイトリニューアルにおける概念の共有及び各担当の役割分担の明確化

6.議題内容

　・概要説明／10分

　・サイト構成及びサイトの仕様確認／10分

　・担当領域の確認／5分

　・スケジュール／10分

　・質疑応答／10分

7.配布資料

　・スケジュール表／役割分担表

議題の内容は概要から話していき、その後細分化していく流れが好ましいです。細かい話から話してしまうと大枠の部分が分かっていない為、話の論点がずれてしまう可能性があります。
また、当然話の時間配分も気にしておくと良いでしょう。

まとめ

会議の質はアジェンダで決まるとも言われています。
ビアジェンダで重要なのが何のために会議をおこなわれるのか、会議そのものをスムーズにする事で建設的な会議できるようにしましょう。

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KD-OZ

KD-OZ

マーケティングセクション アカウントプランナーチーム所属。プランナーとしては駆け出しながら、熱意と行動力でチャレンジをする体育会系。日々、ウェブサイト制作やデザイン、マーケティングについて勉強中。